Digitale Rechnungen

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Wer kann diese Funktion nutzen?

☑️ Standortinhaber | ✅ POS-Nutzer

Mit unTill Air können Sie Rechnungen am Point of Sale elektronisch an Kunden ausgeben, ohne gedruckte Kopien zu erstellen. Eine Rechnung kann entweder per QR-Code bereitgestellt werden, indem der Kunde ihn scannt und die Rechnung auf einer Browserseite öffnet, oder per E-Mail an den Posteingang des Kunden gesendet werden.

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Möchten Sie erfahren, wie Sie digitale Rechnungen effizient nutzen und welche Vorteile die Digitalisierung für Ihr Unternehmen bringt? Diese Informationen finden Sie auf unserer Website.

Wenn Sie Ihren Kunden digitale Rechnungen bereitstellen, erscheint jedes Mal ein Pop-up mit einem QR-Code und einer E-Mail-Option, wenn Sie im POS die Zahlung für die gesamte Rechnung oder einen Teil davon abschließen, wie zum Beispiel bei einer gesplitteten Zahlung.

Wenn ein Kunde keine Rechnung benötigt, können Sie dieses Pop-up mit den Optionen für digitale Rechnungen einfach schließen. Tippen Sie auf das Kreuz in der oberen rechten Ecke.

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Sie können die vorherige Rechnung jederzeit erneut drucken oder ihren QR-Code am Standort erneut anzeigen, indem Sie die Schaltfläche "Vorherige Rechnung drucken" verwenden.

Digitale Rechnungen standardmäßig

Nachdem Sie einen Standort erstellt und den ersten Bildschirm verknüpft haben, können Sie Ihren Kunden digitale Rechnungen bereitstellen, da dies der Standardmodus in unTill Air ist. Die Einstellung, wie Rechnungen präsentiert werden, wird pro Gerät festgelegt.

Wenn an Ihrem Standort keine verbundenen Drucker verfügbar sind, wird das Pop-up mit dem QR-Code nach Abschluss jeder Bestellung angezeigt, einschließlich der Schaltfläche "Per E-Mail senden".

Nachdem Sie Ihrem Standort einen Bildschirm hinzugefügt haben (standardmäßig ist immer die Option "QR-Code anzeigen" eingestellt), können Sie darauf doppelklicken, um die Rechnungseinstellungen zu ändern.

Rechnungseinstellungen ändern

Wenn Sie die Standardeinstellungen ändern möchten (und Papierrechnungen anstelle digitaler Rechnungen drucken möchten), gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Back Office > Geräte > Bildschirme.
2. Bearbeiten Sie den Bildschirm, für den Sie die Rechnungseinstellungen ändern möchten.
3. Ändern Sie im Feld "Rechnung" die Option von "Digitale Rechnung" zu "Drucken auf (Rechnungsdrucker)". Die Option "Drucken auf" ist für alle Rechnungsdrucker verfügbar, die Ihrem Back Office hinzugefügt wurden. Wählen Sie die Option aus, die dem Rechnungsdrucker entspricht, auf dem dieser Bildschirm drucken soll.
4. Klicken Sie auf "Speichern".

Da Sie nun nur den Druck ausgewählt haben, sehen Sie kein Pop-up mit QR-Code und E-Mail-Feld. Alle Rechnungen werden immer auf dem Rechnungsdrucker gedruckt, der in Ihren Bildschirmeinstellungen angegeben ist.

Digitale Rechnungen und Drucken kombinieren

Wenn Sie grundsätzlich digitale Rechnungen verwenden möchten, einige Kunden jedoch eine physische Rechnung bevorzugen, können Sie beide Ansätze kombinieren und nach jeder Zahlung auswählen, ob Sie eine digitale Rechnung bereitstellen oder sie drucken möchten. Dazu benötigen Sie Folgendes:

• Fügen Sie dem Back Office mindestens einen Rechnungsdrucker hinzu
• Stellen Sie in den Bildschirmeinstellungen sicher, dass die Option "Digitale Rechnungen" ausgewählt ist.

Solange Rechnungsdrucker im System vorhanden sind, erscheint die dritte Option "Drucken" im Pop-up mit dem QR-Code. Je nach Kundenwunsch können Sie also jederzeit auf diese Schaltfläche tippen, um die Rechnung auf Ihrem Drucker zu drucken.

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Hinweis: Wenn Sie digitale Rechnungen mit dem Drucken kombinieren, können Sie die Kassenschubladenfunktion für Ihre Drucker nicht verwenden. Sie können die Kassenschubladenfunktion nur aktivieren, wenn Sie Ihren Bildschirm auf die Option "Drucken auf (Druckername)" einstellen. Wenn Sie die Option "QR-Code anzeigen" auswählen, gibt es keine Kassenschubladeneinstellung.

Wenn Sie nur einen Rechnungsdrucker hinzugefügt haben, werden Rechnungen auf diesem Drucker ausgegeben. Wenn Sie jedoch mehrere Rechnungsdrucker im Back Office haben, werden Sie aufgefordert, den Drucker auszuwählen, auf dem die Rechnung gedruckt werden soll.

Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, diesen Drucker für den Bildschirm beizubehalten und immer auf diesem bestimmten Drucker zu drucken. Diese Druckerauswahl wird pro Gerät gespeichert, nicht pro Standort; andere Bildschirme drucken also nicht automatisch weiter auf diesem Drucker.

Das bedeutet, dass beim nächsten Auswählen der Druckoption aus einem QR-Pop-up auf dem Drucker gedruckt wird, für den Sie das Kontrollkästchen "Auswahl merken" aktiviert haben.

Sie können die Auswahl des bevorzugten Standarddruckers für den Bildschirm über die Druckerverwaltungsseite verwalten.

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Weitere Informationen zur Druckerverwaltungsseite im POS finden Sie auf dieser Seite.

Einen QR-Code verwenden

Wenn die Rechnung bezahlt ist und Sie Ihrem Kunden eine digitale Rechnung bereitstellen möchten, drehen Sie Ihren Bildschirm zu ihm und bitten Sie ihn, den QR-Code zu scannen, der auf dem Gerät angezeigt wird. Nachdem der Kunde ihn auf seinem eigenen Gerät gescannt hat, öffnet sich eine Browserseite mit der Rechnung. Auf dieser Seite kann der Kunde die Rechnung ansehen, per E-Mail an sich senden, um sie im Posteingang aufzubewahren, oder im PDF-Format herunterladen.

Diese Browserseite sieht wie folgt aus:

Rechnung per E-Mail senden

Wenn Ihre Kunden keinen QR-Code scannen können (zum Beispiel, weil sie ihr Telefon zu Hause gelassen haben) und die digitale Rechnung auf anderem Weg erhalten möchten, können Sie jederzeit anbieten, sie per E-Mail zu senden.

Um eine Rechnung per E-Mail zu senden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Nachdem die Rechnung bezahlt wurde und ein Pop-up mit einem QR-Code erschienen ist, tippen Sie unter dem QR-Code auf die Schaltfläche "Per E-Mail senden".
2. Das E-Mail-Feld wird angezeigt. Bitten Sie Ihren Kunden, seine E-Mail-Adresse einzugeben, oder geben Sie sie selbst ein, wenn der Kunde Ihnen seine E-Mail-Adresse nennt und möchte, dass Sie sie eintragen.

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Tipp: Seien Sie beim Eingeben der E-Mail-Adresse vorsichtig und stellen Sie sicher, dass es genau die Adresse ist, an die Ihr Kunde die Rechnung senden möchte. Wahrscheinlich sollten Sie den Kunden bitten, die eingegebene E-Mail-Adresse noch einmal zu prüfen. Andernfalls kann die Rechnung bei einer falsch eingegebenen Adresse im falschen Posteingang landen.

3. Klicken Sie auf "OK".

Die E-Mail mit einem Link zur Browserseite der Rechnung, auf der der Kunde die Rechnung ansehen kann, wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Diese E-Mail enthält den Namen des Betriebs, in dem die Rechnung bezahlt wurde, sowie das Rechnungsdatum. Hier sehen Sie ein Beispiel für die E-Mail, die Ihre Kunden erhalten, nachdem die Rechnung per E-Mail gesendet wurde:

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Wenn Sie die Rechnung erneut per E-Mail senden oder ihren QR-Code erneut anzeigen müssen, können Sie auf die Schaltfläche "Vorherige Rechnung drucken" auf der Tischplanseite tippen.

Video-Tutorial ansehen