Digitale rekeningen
Last updated
Last updated
Wie kan deze functie gebruiken?
☑️Locatie-eigenaren
✅POS-gebruiker
Met unTill Air kun je rekeningen elektronisch afleveren bij klanten op het Point-of-Sale, zonder geprinte kopieën. Een rekening naar klanten sturen kan via een QR-code door deze te scannen en de rekening op een browserpagina te bekijken, of door deze per e-mail naar de inbox van de klant te sturen.
Wanneer je digitale rekeningen aan je klanten verstrekt, verschijnt er een pop-up met een QR-code en een e-mailoptie telkens wanneer je de betaling afrondt in de kassa voor de hele rekening of een deel ervan, zoals in het geval van een gesplitste betaling.
Als een klant geen rekening nodig heeft, kun je deze pop-up met digitale rekeningopties gewoon sluiten. Tik op het 'kruisje' in de rechterbovenhoek.
Je kunt de vorige rekening altijd opnieuw printen of de QR-code ervan opnieuw weergeven op de locatie met de knop 'Vorige rekening printen'.
Zodra je een locatie hebt aangemaakt en het eerste scherm hebt gekoppeld, kun je beginnen met het aanbieden van digitale rekeningen aan je klanten, aangezien dit de standaardmodus is in unTill Air. De instelling over hoe rekeningen moeten worden gepresenteerd, wordt per apparaat ingesteld.
Je kunt dit dus beheren via de scherminstellingen. Zodra je een scherm hebt toegevoegd aan je locatie (waarna het altijd is ingesteld op de optie 'Toon een QR-code'), dan kun je erop dubbelklikken en de instellingen aanpassen, waaronder die voor bonnen.
Als je de standaardinstellingen wilt wijzigen (en papieren rekeningen wilt afdrukken in plaats van digitale rekeningen), volg dan deze stappen:
Navigeer naar Algemeen > Apparatuur.
Bewerk het scherm waarvoor u de kassaboninstellingen wilt wijzigen.
Wijzig in het veld 'Ontvangstbewijs' de optie van 'Digitale rekeningen' in 'Printen op (rekeningprinter)'. De optie 'Printen op is beschikbaar voor alle printers van rekeningen die aan uw Back Office zijn toegevoegd. Selecteer de optie die overeenkomt met de factuurprinter waarnaar je dit scherm wilt afdrukken.
Klik op 'Opslaan'.
Omdat je nu hebt gekozen om alleen af te drukken, zie je geen pop-up met een QR-code en een e-mailveld. Alle rekeningen worden afgedrukt op de factuurprinter die is opgegeven in je scherminstellingen.
Als je over het algemeen digitale rekeningen wilt gebruiken, maar sommige klanten geven de voorkeur aan een fysieke rekening, dan kun je de twee benaderingen combineren en ervoor kiezen om een digitale rekening te verstrekken of deze na elke betaling af te drukken. Hiervoor heb je het volgende nodig:
Voeg ten minste één printer voor rekeningen toe aan de Back Office
Zorg ervoor dat in de scherminstellingen de optie 'Digitale rekeningen' is geselecteerd.
Dan zal, zolang je rekeningprinters in het systeem hebt, de derde optie 'Afdrukken' verschijnen in een pop-up met de QR-code. Dus, afhankelijk van de voorkeuren van de klant kun je altijd op deze knop tikken en een rekening afdrukken op je printer, in plaats van ze een QR te laten scannen of een rekening te laten e-mailen.
Opmerking: Wanneer je digitale rekeningen combineert met afdrukken, kun je de kassaladefunctie niet gebruiken voor je printers. Je kunt de kassaladefunctie alleen inschakelen als je je scherm instelt op de optie 'Afdrukken naar (naam printer)'. Als je de optie 'Toon een QR-code' selecteert, is er geen kassalade-instelling.
Als je maar één rekeningprinter hebt toegevoegd, worden de kaartjes op die printer uitgegeven, maar als je meerdere rekeningprinters in de Back Office hebt, wordt je gevraagd om de printer te selecteren waarop je de rekening wilt afdrukken.
Je hebt hier ook de optie om deze printer voor het scherm te onthouden en altijd op die printer af te drukken (deze printerkeuze wordt bijgehouden per apparaat, niet per locatie - andere schermen blijven niet op deze printer afdrukken).
Dit betekent dat de volgende keer dat je de afdrukoptie selecteert in een QR pop-up, er wordt afgedrukt op de printer waarvoor je het selectievakje 'Keuze onthouden' hebt aangevinkt.
Je kunt de selectie van de voorkeursstandaardprinter voor het scherm beheren via de printerbeheerpagina.
Raadpleeg deze pagina voor meer informatie over de printerbeheerpagina in het POS.
Als de rekening is betaald en je wilt je klant een digitale rekening presenteren, draai dan je scherm naar hem toe en vraag hem de QR-code te scannen die op het apparaat verschijnt. Zodra ze die op hun eigen apparaat hebben gescand, krijgen ze een browserpagina met de rekening. Op deze pagina kunnen ze de rekening bekijken, e-mailen om in hun inbox te bewaren of downloaden in PDF-formaat.
Deze browserpagina ziet er als volgt uit:
Als je klanten geen QR-code kunnen scannen (bijvoorbeeld als ze hun telefoon thuis hebben laten liggen) en op een andere manier een digitale rekening willen ontvangen, kun je altijd aanbieden om deze per e-mail te sturen.
Volg deze stappen om een rekening via e-mail te sturen:
Zodra de rekening is betaald en er een pop-up met een QR-code is verschenen, tik je op de knop 'Verstuur per e-mail' onder de QR-code.
Het e-mailveld verschijnt. Vraag je klant om zijn e-mailadres in te vullen, of voer het zelf in (als de klant je zijn e-mailadres geeft en wil dat je het invult).
Tip: Wees voorzichtig bij het invoeren van het e-mailadres en zorg ervoor dat het exact het e-mailadres is waarnaar je klant de rekening wil sturen. Waarschijnlijk moet je de klant vragen om het ingevoerde e-mailadres te controleren. Als je het e-mailadres verkeerd invoert, kan de rekening in de verkeerde inbox terechtkomen.
Klik op 'OK'.
De e-mail met een link naar de browserpagina voor de rekening, waar de klant de rekening kan bekijken, wordt naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. Deze e-mail vermeldt de vestiging waar deze rekening is betaald en de factuurdatum. Hier ziet u een voorbeeld van de e-mail die uw klanten ontvangen nadat de rekening per e-mail is verzonden:
Als je de rekening opnieuw per e-mail wilt verzenden of de QR-code opnieuw wilt weergeven, kun je op de knop 'Vorige rekening printen' op de pagina met het tafelplan klikken.
