Factures numériques
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
☑️Propriètaires de l'Emplacement
✅Utilisateurs du PDV
Avec unTill Air, vous pouvez délivrer des factures aux clients au point de vente par des moyens électroniques, sans impression. L'envoi d'une facture aux clients peut se faire soit via un code QR en le scannant et en visualisant la facture sur une page de navigateur, soit en l'envoyant par e-mail dans la boîte de réception du client.
Lorsque vous fournissez des factures numériques à vos clients, une pop-up contenant un code QR et une option d'envoi via e-mail s'affiche à chaque fois que vous finalisez le paiement dans le PDV pour l'ensemble de la facture ou une partie de celle-ci, comme dans le cas d'un paiement divisé.
Si un client n'a pas besoin de facture, vous pouvez simplement fermer cette pop-up avec les options de facture numérique. Appuyez sur le signe 'croix' situé dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez toujours réimprimer la facture précédente ou afficher à nouveau son code QR à l'endroit voulu en cliquant sur le bouton 'Imprimer la facture précédente'.
Factures numériques par défaut
Une fois que vous avez créé un lieu et lié le premier écran, vous pouvez commencer à fournir à vos clients des factures numériques, car c'est le mode par défaut dans unTill Air. Le mode de présentation des factures est défini pour chaque appareil.
Vous pouvez donc le gérer via les paramètres de l'écran. Une fois que vous avez ajouté un écran à votre emplacement (après quoi il est toujours réglé sur l'option 'Afficher un code QR'), vous pouvez double-cliquer dessus et modifier les paramètres, y compris celui concernant les reçus.
Modifier les paramètres des factures
Si vous souhaitez modifier les paramètres par défaut (et imprimer des factures papier au lieu de factures numériques), veuillez suivre les étapes suivantes :
Accédez à Général > Equipement.
Modifiez l'écran pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres des reçus.
Dans le champ 'Facture', remplacez l'option 'Afficher un code QR' par 'Imprimer sur (imprimante de factures)'. L'option 'Imprimer sur' est disponible pour toutes les imprimantes de factures ajoutées à votre Back Office. Sélectionnez l'option correspondant à l'imprimante de factures vers laquelle vous souhaitez imprimer cet écran.
Cliquez sur 'Sauvegarder'.
Maintenant, comme vous avez choisi de n'imprimer que les factures, vous ne verrez pas de pop-up avec un code QR et un champ d'email. Toutes les factures seront imprimées sur l'imprimante de factures spécifiée dans vos paramètres d'écran.
Combiner factures numériques et impression
Si vous souhaitez généralement utiliser des factures numériques mais que certains clients préfèrent une facture physique, vous pouvez combiner les deux approches et choisir de fournir une facture numérique ou de l'imprimer après chaque paiement. Pour ce faire, vous devez disposer des éléments suivants
Ajouter au moins une imprimante de factures au Back Office
Dans les paramètres de l'écran, assurez-vous que l'option 'Afficher un code QR' est sélectionnée.
Ensuite, tant que vous avez des imprimantes de factures dans le système, la troisième option 'Imprimer' apparaîtra dans une fenêtre contextuelle avec le code QR. Ainsi, selon les préférences du client, vous pouvez toujours appuyer sur ce bouton et imprimer une facture sur votre imprimante, au lieu de le laisser scanner un code QR ou envoyer une facture par courriel.
Remarque : Lorsque vous combinez les factures numériques avec l'impression, vous ne pouvez pas utiliser la fonction de tiroir-caisse de vos imprimantes. Vous ne pouvez activer la fonction de tiroir-caisse que lorsque vous réglez votre écran sur l'option 'Imprimer sur (nom de l'imprimante)'. Lorsque vous sélectionnez l'option 'Afficher un code QR', il n'y a pas de paramètre de tiroir-caisse.
Si vous n'avez ajouté qu'une seule imprimante de factures, les tickets seront émis sur cette imprimante, mais si vous avez plusieurs imprimantes de factures dans le Back Office, il vous sera demandé de sélectionner l'imprimante sur laquelle vous souhaitez que la facture soit imprimée.
Vous avez également la possibilité de conserver cette imprimante pour l'écran et de toujours imprimer sur cette imprimante particulière (ce choix d'imprimante est conservé pour chaque appareil et non pour chaque emplacement - les autres écrans ne continueront pas à imprimer sur cette imprimante).
Cela signifie que la prochaine fois que vous sélectionnerez l'option d'impression à partir d'une fenêtre contextuelle QR, l'impression se fera sur l'imprimante pour laquelle vous avez coché la case 'Se souvenir du choix'.
Vous pouvez gérer la sélection de l'imprimante par défaut préférée pour l'écran à partir de la page de gestion des imprimantes.
Pour plus d'informations sur la page de gestion des imprimantes dans le PDV, reportez-vous à cette page.
Utiliser un code QR
Lorsque l'addition est payée et que vous souhaitez présenter une facture numérique à votre client, tournez votre écran vers lui et demandez-lui de scanner le code QR qui apparaît sur l'appareil. Une fois qu'il l'aura scanné sur son propre appareil, il obtiendra une page de navigateur avec la facture. Sur cette page, il peut consulter la facture, l'envoyer par courrier électronique pour la conserver dans sa boîte de réception ou la télécharger au format PDF.
Cette page de navigation se présente comme suit :
Envoyer une facture via e-mail
Si vos clients ne peuvent pas scanner un code QR (par exemple, s'ils ont laissé leur téléphone à la maison) et qu'ils souhaitent recevoir une facture numérique d'une autre manière, vous pouvez toujours leur proposer de l'envoyer par e-mail.
Pour envoyer une facture via e-mail, veuillez suivre les étapes suivantes :
Une fois que la facture a été payée et qu'une fenêtre contextuelle contenant un code QR est apparue, appuyez sur le bouton 'Envoyer via e-mail' situé sous le code QR.
Le champ de saisie de l'adresse électronique s'affiche. Demandez à votre client de saisir son adresse électronique ou saisissez-la vous-même (si le client vous donne son adresse électronique et souhaite que vous la saisissiez).
Conseil : soyez prudent lorsque vous saisissez l'adresse électronique et assurez-vous qu'il s'agit de l'adresse exacte à laquelle votre client souhaite envoyer la facture. Vous devrez probablement demander au client de revérifier l'adresse électronique saisie. Dans le cas contraire, si vous saisissez une adresse électronique incorrecte, la facture risque de se retrouver dans la mauvaise boîte de réception.
Cliquez sur 'OK'.
L'email reçue contenant un lien vers la page du navigateur de factures où le client peut consulter la facture est envoyé à l'adresse électronique spécifiée. Cet e-mail indique l'établissement où la facture a été payée et la date de facturation. Vous voyez ici un exemple de l'e-mail que vos clients reçoivent après l'envoi de la facture par e-mail :
Si vous souhaitez renvoyer la facture par e-mail ou réafficher son code QR, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Imprimer la facture précédente' situé sur la page du plan de salle.
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